{"id":112093,"date":"2023-07-17T09:40:14","date_gmt":"2023-07-17T07:40:14","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=112093"},"modified":"2024-06-10T09:48:16","modified_gmt":"2024-06-10T07:48:16","slug":"note-de-frais-kilometriques","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/note-de-frais-kilometriques\/","title":{"rendered":"Tout savoir sur la note de frais kilom\u00e9triques en 2024"},"content":{"rendered":"<p>La gestion des notes de frais kilom\u00e9triques constitue une pr\u00e9occupation majeure de nombre de professionnels RH. Ces derniers doivent \u00e0 la fois<strong> optimiser le remboursement des frais avanc\u00e9s par leurs collaborateurs et respecter les obligations l\u00e9gales en vigueur.<\/strong> Pour cela, il est crucial de ma\u00eetriser les bar\u00e8mes officiels, de calculer avec pr\u00e9cision les frais kilom\u00e9triques et ainsi de mettre en place les modalit\u00e9s de remboursement ad\u00e9quates.<\/p>\n<p>C\u2019est ce \u00e0 quoi nous nous attacherons \u00e0 r\u00e9pondre dans cet article complet pour vous garantir des remboursements optimis\u00e9s et une conformit\u00e9 compl\u00e8te avec la l\u00e9gislation en vigueur. Suivez-nous, on vous explique tout\u2009!<\/p>\n<p><span style=\"font-size: 14pt;\"><strong>\ud83d\ude80 <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/ebooks\/gestion-frais-professionnels\">T\u00e9l\u00e9chargez notre eBook pour optimiser votre gestion des notes de frais !<\/a><\/strong><\/span><\/p>\n<div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Table des mati\u00e8res<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Table des mati\u00e8res\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/note-de-frais-kilometriques\/#le-principe-de-la-note-de-frais-kilometrique\" title=\"Le principe de la note de frais kilom\u00e9trique\" data-target-id=\"le-principe-de-la-note-de-frais-kilometrique\">Le principe de la note de frais kilom\u00e9trique<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/note-de-frais-kilometriques\/#le-calcul-des-frais-kilometriques-en-2024\" title=\"Le calcul des frais kilom\u00e9triques en 2024\" data-target-id=\"le-calcul-des-frais-kilometriques-en-2024\">Le calcul des frais kilom\u00e9triques en 2024<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/note-de-frais-kilometriques\/#les-modalites-de-remboursement-des-notes-de-frais-kilometriques-et-obligations-legales-afferentes\" title=\"Les modalit\u00e9s de remboursement des notes de frais kilom\u00e9triques et obligations l\u00e9gales aff\u00e9rentes\" data-target-id=\"les-modalites-de-remboursement-des-notes-de-frais-kilometriques-et-obligations-legales-afferentes\">Les modalit\u00e9s de remboursement des notes de frais kilom\u00e9triques et obligations l\u00e9gales aff\u00e9rentes<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-4\" href=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/note-de-frais-kilometriques\/#ce-qu\u2019il-faut-retenir-de-la-note-de-frais-kilometriques\" title=\"Ce qu\u2019il faut retenir de la note de frais kilom\u00e9triques\" data-target-id=\"ce-qu\u2019il-faut-retenir-de-la-note-de-frais-kilometriques\">Ce qu\u2019il faut retenir de la note de frais kilom\u00e9triques<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-5\" href=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/note-de-frais-kilometriques\/#\ud83d\ude80-simplifier-et-automatiser-la-gestion-de-vos-notes-de-frais-kilometriques-grace-a-factorial,-votre-logiciel-rh-tout-en-un\u2009!-gagnez-en-efficacite-et-concentrez-vous-enfin-sur-l\u2019essentiel-de-votre-gestion-des-ressources-humaines\" title=\"\ud83d\ude80 Simplifier et automatiser la gestion de vos notes de frais kilom\u00e9triques gr\u00e2ce \u00e0 Factorial, votre logiciel RH tout-en-un\u2009! Gagnez en efficacit\u00e9 et concentrez-vous enfin sur l\u2019essentiel de votre gestion des ressources humaines.\" data-target-id=\"\ud83d\ude80-simplifier-et-automatiser-la-gestion-de-vos-notes-de-frais-kilometriques-grace-a-factorial,-votre-logiciel-rh-tout-en-un\u2009!-gagnez-en-efficacite-et-concentrez-vous-enfin-sur-l\u2019essentiel-de-votre-gestion-des-ressources-humaines\">\ud83d\ude80 Simplifier et automatiser la gestion de vos notes de frais kilom\u00e9triques gr\u00e2ce \u00e0 Factorial, votre logiciel RH tout-en-un\u2009! Gagnez en efficacit\u00e9 et concentrez-vous enfin sur l\u2019essentiel de votre gestion des ressources humaines.<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div>\n<h2>Le principe de la note de frais kilom\u00e9trique<\/h2>\n<p>La note de frais kilom\u00e9triques constitue un \u00e9l\u00e9ment incontournable de la gestion des d\u00e9penses li\u00e9es aux d\u00e9placements professionnels. Elle permet de <strong>rembourser aux salari\u00e9s les frais que ce dernier a engag\u00e9 lors de l\u2019utilisation de son v\u00e9hicule personnel \u00e0 des fins professionnels.<\/strong> Par cons\u00e9quent, une compr\u00e9hension fine du principe de la note de frais kilom\u00e9triques est cruciale pour l\u2019ensemble des membres de l\u2019entreprise. C\u2019est justement ce que nous vous proposons d\u2019aborder ci-dessous.<\/p>\n<h3>Comprendre ce qu\u2019est la note de frais kilom\u00e9triques<\/h3>\n<p>La note de frais kilom\u00e9triques correspond \u00e0 un remboursement forfaitaire des frais de d\u00e9placement professionnels effectu\u00e9s par le salari\u00e9 avec son v\u00e9hicule personnel. <strong>Cette note de frais compense les d\u00e9penses r\u00e9elles support\u00e9es, telles que le carburant, l\u2019entretien, les r\u00e9parations ou encore les frais de p\u00e9age, <\/strong>sur la base d\u2019un bar\u00e8me \u00e9tabli par l\u2019administration fiscale.<\/p>\n<p>L\u2019objectif de la note de frais kilom\u00e9triques consiste justement \u00e0 garantir une juste r\u00e9mun\u00e9ration des salari\u00e9s en leur \u00e9vitant de supporter les frais qu\u2019ils auraient d\u00fb engager pour accomplir leurs missions.<\/p>\n<h3>Les r\u00e8gles g\u00e9n\u00e9rales de d\u00e9duction des frais professionnels<\/h3>\n<p>Le b\u00e9n\u00e9fice de la note de frais kilom\u00e9triques est conditionn\u00e9 au respect de r\u00e8gles de d\u00e9duction des <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/frais-professionnels-bulletin-paie\/\">frais professionnels<\/a> d\u00e9finies par l\u2019administration fiscale. Ces r\u00e8gles sont \u00e9nonc\u00e9es dans le Code g\u00e9n\u00e9ral des imp\u00f4ts (CGI) et notamment les articles\u00a083, 83 bis, 83 ter et 204 du CGI.<\/p>\n<p>D\u2019apr\u00e8s ces diverses dispositions l\u00e9gislatives,<strong> les frais kilom\u00e9triques sont d\u00e9ductibles des revenus professionnels d\u00e8s lors que ces d\u00e9placements professionnels sont exclusivement li\u00e9s \u00e0 l\u2019exercice de l\u2019activit\u00e9 professionnelle.<\/strong> Des justificatifs devront \u00eatre imp\u00e9rativement conserv\u00e9s et pr\u00e9sent\u00e9s \u00e0 l\u2019administration en cas de contr\u00f4le. Le cas \u00e9ch\u00e9ant, ces remboursements de frais kilom\u00e9triques seront r\u00e9int\u00e9gr\u00e9s dans la base de r\u00e9mun\u00e9ration et soumis \u00e0 cotisations sociales. L\u2019entreprise s\u2019expose aussi \u00e0 des p\u00e9nalit\u00e9s.<\/p>\n<p>\ud83d\udca1\u00c0 noter\u00a0: <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/trajet-domicile-travail\/\">les trajets domicile-travail<\/a> ne sont g\u00e9n\u00e9ralement pas consid\u00e9r\u00e9s comme des d\u00e9placements professionnels d\u00e9ductibles, \u00e0 moins de circonstances exceptionnelles pr\u00e9vues par la loi.<\/p>\n<p>Les justifications \u00e0 produire en cas de contr\u00f4le peuvent \u00eatre\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">des relev\u00e9s pr\u00e9cis du kilom\u00e9trage parcouru\u2009;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">des factures de carburant\u2009;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">des re\u00e7us de frais de p\u00e9age\u2009;<\/li>\n<li aria-level=\"1\">ou tout autre document permettant de prouver l\u2019utilisation du v\u00e9hicule \u00e0 des fins professionnels.<\/li>\n<\/ul>\n\n<h2>Le calcul des frais kilom\u00e9triques en 2024<\/h2>\n<p>L\u2019administration fiscale revoit chaque ann\u00e9e le bar\u00e8me de remboursement des frais kilom\u00e9triques. Il s\u2019agit de montant forfaitaire \u00e0 appliquer en fonction de la puissance du v\u00e9hicule et de la distance parcourue \u00e0 des fins professionnelles. Il faudra donc se r\u00e9f\u00e9rer au bar\u00e8me officiel du CGI.<\/p>\n<h3>Bar\u00e8mes kilom\u00e9triques 2024 pour les voitures<\/h3>\n<p>L\u2019arr\u00eat\u00e9 du 27\u00a0mars 2023 fixe les <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/calcul-frais-kilometriques\/\">bar\u00e8mes kilom\u00e9triques<\/a> \u00e0 appliquer pour l\u2019ann\u00e9e 2023 et l\u2019ann\u00e9e 2024. Ces bar\u00e8mes tiennent compte de la puissance fiscale du v\u00e9hicule combin\u00e9e \u00e0 la distance parcourue \u00e0 des fins professionnelles.<\/p>\n<p>Voici un tableau r\u00e9capitulatif des bar\u00e8mes kilom\u00e9triques voitures en 2024 :<\/p>\n<table>\n<tbody>\n<tr>\n<td>Puissance administrative en CV<\/td>\n<td>Distance jusqu\u2019\u00e0 5000\u00a0km<\/td>\n<td>Distance de 5001 \u00e0 20\u2009000\u00a0km<\/td>\n<td>Au-del\u00e0 de 20\u2009000\u00a0km<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>3\u00a0CV et moins<\/td>\n<td>d\u00a0 x\u00a00,529<\/td>\n<td>(d x\u00a00,316) + 1\u2009065<\/td>\n<td>d x 0,37<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>4 CV<\/td>\n<td>d x 0,606<\/td>\n<td>(d x\u00a00,34) + 1\u2009330<\/td>\n<td>d x 0,407<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>5 CV<\/td>\n<td>d x 0,636<\/td>\n<td>(d x\u00a00,357) + 1\u2009395<\/td>\n<td>d x 0,427<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>6 CV<\/td>\n<td>d x 0,665<\/td>\n<td>(d x\u00a00,374) + 1\u2009457<\/td>\n<td>d x 0,447<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>7\u00a0CV et plus<\/td>\n<td>d x\u00a00,697<\/td>\n<td>(d x\u00a00,394) + 1\u2009515<\/td>\n<td>d x 0,47<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p>\ud83d\udca1\u00c0 noter\u00a0: \u201cd\u201d repr\u00e9sente la distance parcourue en kilom\u00e8tres.<\/p>\n<p>Ce tableau permet de calculer pr\u00e9cis\u00e9ment le montant des indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques pouvant \u00eatre rembours\u00e9es aux salari\u00e9s en fonction de leurs d\u00e9placements professionnels.<\/p>\n<p>\ud83d\udca1\u00c0 noter\u00a0: il n\u2019est pas interdit de prendre en charge des frais kilom\u00e9triques en dehors de ce bar\u00e8me. Toutefois, tout remboursement au-del\u00e0 de ce bar\u00e8me devra \u00eatre r\u00e9int\u00e9gr\u00e9 dans l\u2019assiette de cotisations sociales.<\/p>\n<h3>Remboursement des frais kilom\u00e9triques pour les autres moyens de transport<\/h3>\n<p>Afin de promouvoir des d\u00e9marches plus \u00e9cologiques, le remboursement des frais kilom\u00e9triques par l\u2019employeur s\u2019\u00e9tend d\u00e9sormais \u00e0 d\u2019autres moyens de transport.<\/p>\n<p>Prenons l\u2019exemple du v\u00e9lo, o\u00f9 une indemnit\u00e9 kilom\u00e9trique v\u00e9lo (IKV) \u00e9tait auparavant en vigueur pour les trajets domicile-travail. Cette indemnit\u00e9 a \u00e9t\u00e9 remplac\u00e9e par un<strong><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/titre-mobilite\/\"> forfait mobilit\u00e9s durables (FMD)<\/a>, plafonn\u00e9 \u00e0 500\u00a0\u20ac par an et par salari\u00e9<\/strong>, couvrant les frais de d\u00e9placement en v\u00e9lo, covoiturage, transports publics et autres moyens de transport alternatifs.<\/p>\n<p>En mati\u00e8re de covoiturage, bien que le remboursement des frais kilom\u00e9triques ne soit pas encore syst\u00e9matique, des avanc\u00e9es significatives sont en cours. La Loi de Transition \u00e9cologique impose aux entreprises de plus de 100\u00a0salari\u00e9s en zone urbaine de <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/favoriser-mobilite-durable-entreprise\/\">promouvoir les transports alternatifs via des plans de mobilit\u00e9<\/a>.<\/p>\n<p>\ud83d\udca1\u00c0 noter\u00a0: Il est possible de cumuler le FMD avec le versement d\u2019indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques dans la limite des frais r\u00e9ellement engag\u00e9s par le salari\u00e9 qui effectue des trajets entre sa r\u00e9sidence habituelle et son lieu de travail.<\/p>\n\n<h2>Les modalit\u00e9s de remboursement des notes de frais kilom\u00e9triques et obligations l\u00e9gales aff\u00e9rentes<\/h2>\n<p>Le remboursement des notes de frais kilom\u00e9triques ainsi que les obligations l\u00e9gales aff\u00e9rentes sont soumis \u00e0 des r\u00e8gles indispensables \u00e0 respecter.<\/p>\n<h3>Les modalit\u00e9s \u00e0 respecter<\/h3>\n<p>Le remboursement des frais kilom\u00e9triques peut se faire de diff\u00e9rentes mani\u00e8res. L\u2019entreprise peut opter pour\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">Un<strong> remboursement forfaitaire<\/strong> bas\u00e9 sur les bar\u00e8mes kilom\u00e9triques officiels \u00e9tablis par l\u2019administration fiscale. Ce type de remboursement permet de garantir un remboursement \u00e9quitable tout en se conformant aux obligations fiscales en vigueur.<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Le remboursement forfaitaire bas\u00e9 sur des d\u00e9penses r\u00e9elles. Dans ce cas, l\u2019employeur doit conserver tous les justificatifs n\u00e9cessaires permettant de prouver les d\u00e9penses engag\u00e9es.<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Mise en place d\u2019un syst\u00e8me de notes de frais kilom\u00e9triques<\/h3>\n<p>Un syst\u00e8me de notes de frais kilom\u00e9triques implique de prendre en compte certaines obligations l\u00e9gales telles que\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li aria-level=\"1\">L\u2019entreprise doit fournir des <strong>directives claires et pr\u00e9cises sur la politique de remboursement des notes de frais kilom\u00e9triques<\/strong>. Cela permettra d\u2019\u00e9viter toutes ambiguit\u00e9s et conflits \u00e9ventuels. Il est parfois pertinent de faire signer un document explicatif dans lequel sera d\u00e9taill\u00e9e la politique de prise en charge des notes de frais kilom\u00e9triques. Ce sera aussi l\u2019occasion de s\u2019assurer que le salari\u00e9 a bien compris comment ses frais seront pris en charge en r\u00e9pondant \u00e0 ses potentielles questions.<\/li>\n<li aria-level=\"1\">Les salari\u00e9s doivent \u00e0 leur tour <strong>respecter les r\u00e8gles en vigueur dans l\u2019entreprise en mati\u00e8re de remboursement des notes de frais kilom\u00e9triques<\/strong>. Cela leur \u00e9vitera toute d\u00e9convenue qui nuirait \u00e0 leur relation avec l\u2019entreprise. Par ailleurs, quel que soit le mode de remboursement retenu par l\u2019entreprise, le salari\u00e9 doit conserver les pi\u00e8ces justificatives afin de r\u00e9pondre aux \u00e9ventuelles exigences \u00e0 l\u2019issue d\u2019un contr\u00f4le fiscal.<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>\ud83d\ude80 Factorial est certifi\u00e9 par l&rsquo;URSSAF en France ! Cela signifie que nos clients n&rsquo;ont plus besoin de conserver leurs re\u00e7us\/factures en version papier.<\/strong><\/p>\n<h2>Ce qu\u2019il faut retenir de la note de frais kilom\u00e9triques<\/h2>\n<p>En tant que professionnel RH, la gestion des notes de frais kilom\u00e9triques ne doit pas \u00eatre prise \u00e0 la l\u00e9g\u00e8re. C\u2019est pourquoi il convient de comprendre le principe de la note de frais kilom\u00e9triques, les r\u00e8gles de d\u00e9duction des frais professionnels ainsi que les bar\u00e8mes officiels. <strong>C\u2019est indispensable pour garantir des remboursements justes et conformes \u00e0 la l\u00e9gislation en vigueur.\u00a0<\/strong><\/p>\n<p>Par ailleurs, en mettant en place un syst\u00e8me performant de remboursement des notes de frais kilom\u00e9triques, vous \u00e9viterez toute d\u00e9t\u00e9rioration du <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/?s=climat+social\">climat social<\/a> de votre entreprise tout en am\u00e9liorant l\u2019exp\u00e9rience collaborateur et votre image de marque.<\/p>\n<h2>\ud83d\ude80 Simplifier et automatiser la gestion de vos notes de frais kilom\u00e9triques gr\u00e2ce \u00e0 <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\">Factorial, votre logiciel RH tout-en-un\u2009<\/a>! Gagnez en efficacit\u00e9 et concentrez-vous enfin sur l\u2019essentiel de votre gestion des ressources humaines.<\/h2>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La gestion des notes de frais kilom\u00e9triques constitue une pr\u00e9occupation majeure de nombre de professionnels RH. Ces derniers doivent \u00e0 la fois optimiser le remboursement des frais avanc\u00e9s par leurs collaborateurs et respecter les obligations l\u00e9gales en vigueur. 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