{"id":34304,"date":"2020-12-11T19:16:26","date_gmt":"2020-12-11T17:16:26","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=34304"},"modified":"2024-08-20T10:39:14","modified_gmt":"2024-08-20T08:39:14","slug":"gestion-notes-de-frais-guide","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/","title":{"rendered":"Gestion des notes de frais : comment faire ?"},"content":{"rendered":"<p>Pour toute entreprise, la <strong>gestion des notes de frais<\/strong> constitue un enjeu majeur. C\u2019est un \u00e9l\u00e9ment cl\u00e9 de la comptabilit\u00e9, notamment quand les effectifs des collaborateurs et les d\u00e9placements augmentent.<\/p>\n<p>Lorsque le processus est mal g\u00e9r\u00e9 par l\u2019\u00e9tablissement, tout peut tr\u00e8s vite virer au cauchemar. Certaines actions doivent \u00eatre mises en place au sein de l\u2019entreprise pour que tout se passe dans les meilleures conditions possibles.<\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">C\u2019est la raison pour laquelle notre \u00e9quipe de r\u00e9daction a concoct\u00e9 pour vous cet article pour <strong>une gestion optimale des notes de frais.<\/strong><\/span><\/p>\n<p><center><center><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/modeles\/modele-note-de-frais\"><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-75468\" src=\"https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/07171248\/modele-note-frais.png\" alt=\"mod\u00e8le de note de frais\" width=\"529\" height=\"59\" srcset=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/07171248\/modele-note-frais.png 3008w, https:\/\/preproduction.factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/07171248\/modele-note-frais-300x34.png 300w, https:\/\/preproduction.factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/07171248\/modele-note-frais-1024x114.png 1024w, https:\/\/preproduction.factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/07171248\/modele-note-frais-768x86.png 768w, https:\/\/preproduction.factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/07171248\/modele-note-frais-1536x172.png 1536w, https:\/\/preproduction.factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2020\/08\/07171248\/modele-note-frais-2048x229.png 2048w\" sizes=\"(max-width: 529px) 100vw, 529px\" \/><\/a><\/center><\/center><div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Table des mati\u00e8res<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Table des mati\u00e8res\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/#qu&#039;est-ce-que-la-gestion-des-notes-de-frais\" title=\"Qu&#039;est ce que la gestion des notes de frais ?\" data-target-id=\"qu&#039;est-ce-que-la-gestion-des-notes-de-frais\">Qu'est ce que la gestion des notes de frais ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/#qui-gere-les-notes-de-frais\" title=\"Qui g\u00e8re les notes de frais ?\" data-target-id=\"qui-gere-les-notes-de-frais\">Qui g\u00e8re les notes de frais ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/#gestion-des-notes-de-frais-quels-justificatifs\" title=\"Gestion des notes de frais : quels justificatifs ?\" data-target-id=\"gestion-des-notes-de-frais-quels-justificatifs\">Gestion des notes de frais : quels justificatifs ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-4\" href=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/#le-traitement-comptable-des-notes-de-frais\" title=\"Le traitement comptable des notes de frais\" data-target-id=\"le-traitement-comptable-des-notes-de-frais\">Le traitement comptable des notes de frais<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-5\" href=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/#comment-optimiser-la-gestion-de-notes-de-frais\" title=\"Comment optimiser la gestion de notes de frais ?\" data-target-id=\"comment-optimiser-la-gestion-de-notes-de-frais\">Comment optimiser la gestion de notes de frais ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-6\" href=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/gestion-notes-de-frais-guide\/#le-logiciel-de-gestion-de-notes-de-frais-la-solution-qu\u2019il-vous-faut-!\" title=\"Le logiciel de gestion de notes de frais : la solution qu\u2019il vous faut !\" data-target-id=\"le-logiciel-de-gestion-de-notes-de-frais-la-solution-qu\u2019il-vous-faut-!\">Le logiciel de gestion de notes de frais : la solution qu\u2019il vous faut !<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div><\/p>\n<h2>Qu&rsquo;est ce que la gestion des notes de frais ?<\/h2>\n<p>Les employ\u00e9(e)s peuvent \u00eatre amen\u00e9(e)s \u00e0 r\u00e9aliser certaines d\u00e9penses dans le cadre de leur activit\u00e9 professionnelle, g\u00e9n\u00e9rant ainsi des <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/notes-frais-modele\/\">notes de frais<\/a>. L\u2019entreprise a pour obligation de rembourser les frais professionnels.<\/p>\n<p>La gestion des notes de frais comprend les t\u00e2ches relatives \u00e0 la comptabilisation et au remboursement des frais professionnels des salari\u00e9(e)s. G\u00e9n\u00e9ralement, chaque structure poss\u00e8de sa politique de remboursement en termes de plafonds et de justificatifs accept\u00e9s.<\/p>\n<p>La gestion des notes de frais doit \u00eatre scrupuleuse, rigoureuse pour \u00e9viter tout manquement et erreur. Dans la majorit\u00e9 des cas, ce sont les services RH et\/ou comptables qui doivent assurer la bonne tenue comptable des notes de frais.<\/p>\n<h2>Qui g\u00e8re les notes de frais ?<\/h2>\n<p>Dans la majorit\u00e9 des entreprises, c\u2019est le service comptabilit\u00e9 qui s\u2019occupe de la gestion des notes de frais avec la participation des managers qui sont g\u00e9n\u00e9ralement la premi\u00e8re \u00e9tape de validation d\u2019une note de frais.<\/p>\n<p>La note de frais est tout d\u2019abord \u00e9mise par le salari\u00e9 qui devra donc la transmettre \u00e0 son manager ou au service d\u00e9di\u00e9 pour validation et donc remboursement, si cette derni\u00e8re est justifi\u00e9e.<\/p>\n<p>Les notes de frais concernent tout le monde au sein d\u2019une entreprise, qu\u2019il s\u2019agisse d\u2019un cadre ou non, de b\u00e9n\u00e9voles ou de dirigeants.<\/p>\n<p>Avec la <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/note-de-frais-dematerialisee\/\">d\u00e9mat\u00e9rialisation<\/a> et les avanc\u00e9es technologiques, la gestion de notes de frais est simplifi\u00e9e, notamment gr\u00e2ce aux logiciels SIRH qui permettent une automatisation des t\u00e2ches et des processus de validation.<\/p>\n<h2>Gestion des notes de frais : quels justificatifs ?<\/h2>\n<p>Pour obtenir un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/remboursement-note-frais\/\">remboursement des notes de frais<\/a>, l&#8217;employ\u00e9 doit fournir les justificatifs de chaque d\u00e9pense.<\/p>\n<p>Une pi\u00e8ce comptable, comme une facture, un re\u00e7u ou un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/ticket-caisse-note-frais\/\">ticket de caisse<\/a>, est un justificatif. Il permet de v\u00e9rifier l&rsquo;exactitude de la d\u00e9pense et de b\u00e9n\u00e9ficier d&rsquo;une exon\u00e9ration fiscale pendant le remboursement de la note de frais. En cas de contr\u00f4le de l&rsquo;URSSAF, la pr\u00e9sentation du justificatif permet d&rsquo;\u00e9viter les sanctions.<\/p>\n<p>Le justificatif de la note de frais doit inclure des \u00e9l\u00e9ments sp\u00e9cifiques pour \u00eatre valid\u00e9. La date, le nom du fournisseur, le type et les d\u00e9tails de la d\u00e9pense, ainsi que la TVA s&rsquo;il y a lieu, sont inclus.<\/p>\n<p>Un justificatif de note de frais est pr\u00e9sent\u00e9 sous forme de document num\u00e9rique ou papier. Il peut s&rsquo;agir d&rsquo;une facture, d&rsquo;un ticket de carte bancaire ou d&rsquo;un re\u00e7u. Pour \u00eatre accept\u00e9 dans le cadre d&rsquo;une note de frais, il doit \u00eatre valid\u00e9 par les entit\u00e9s comp\u00e9tentes de l&rsquo;entreprise.<\/p>\n<p>\ud83d\ude80 Factorial est certifi\u00e9 par l&rsquo;URSSAF en France ! Cela signifie que nos clients n&rsquo;ont plus besoin de conserver leurs re\u00e7us\/factures en version papier.<\/p>\n<h2>Le traitement comptable des notes de frais<\/h2>\n<p>La gestion des notes de frais passe ind\u00e9niablement par son traitement comptable. 4 \u00e9tapes cl\u00e9s sont \u00e0 respecter :<\/p>\n<ul>\n<li>Enregistrement et saisie : une fois la note de frais \u00e9mise par le salari\u00e9, il convient de l\u2019enregistrer dans le logiciel d\u00e9di\u00e9 pour une meilleure tra\u00e7abilit\u00e9 ;<\/li>\n<li>V\u00e9rification : La note de frais doit \u00eatre \u00e9tudi\u00e9e afin de v\u00e9rifier sa conformit\u00e9. Nature, montant et date de la d\u00e9pense devront \u00eatre scrupuleusement analys\u00e9s ;<\/li>\n<li>Remboursement : Une fois la note de frais approuv\u00e9, le remboursement pourra \u00eatre effectu\u00e9 de la mani\u00e8re la plus rapide possible, surtout si l\u2019employ\u00e9 a avanc\u00e9 les frais ;<\/li>\n<li>Traitement comptable : La note de frais doit \u00eatre trait\u00e9e comptablement et int\u00e9gr\u00e9e dans les flux financiers de l\u2019entreprise.<\/li>\n<\/ul>\n<h2>Comment optimiser la gestion de notes de frais ?<\/h2>\n<p>Voici 6 bonnes pratiques pour une meilleure gestion des notes de frais.<\/p>\n<h3>Encadrez la proc\u00e9dure de remboursement des notes de frais<\/h3>\n<p>Pour \u00e9viter tout abus, il est crucial de d\u00e9finir une politique de remboursement claire et pr\u00e9cise. L\u2019ensemble des employ\u00e9s devront \u00eatre form\u00e9s aux proc\u00e9dures de remboursement de notre de frais au sein de l\u2019entreprise.<\/p>\n<p>Vous pouvez par exemple mettre en place un document interne permettant de r\u00e9guler les d\u00e9penses des salari\u00e9s. L\u2019objectif est de cadrer au maximum les process autour des frais professionnels.<\/p>\n<h3>Fixez des plafonds pour les d\u00e9penses des salari\u00e9s<\/h3>\n<p>Certains salari\u00e9s pourraient \u00eatre tent\u00e9s d\u2019engager des d\u00e9penses trop \u00e9lev\u00e9es et mener un train de vie exorbitant. H\u00f6tel 5 \u00e9toiles, restaurant Michelin, voyage en classe business\u2026 Les abus sont l\u00e9gion !<\/p>\n<p>Pour \u00e9viter des d\u00e9penses disproportionn\u00e9es, \u00e9tablissez des montants maximum et r\u00e9alistes pour des d\u00e9penses r\u00e9currentes. Fixez des plafonds en fonction de chaque type de frais tout en respectant la loi en vigueur.<\/p>\n<h3>Centralisez les justificatifs au m\u00eame endroit<\/h3>\n<p>Une bonne gestion des notes de frais, c\u2019est avant tout de l\u2019organisation ! Chaque d\u00e9pense professionnelle doit s\u2019accompagner d\u2019un justificatif que doit produire le collaborateur.<\/p>\n<p>Il est ainsi important de centraliser toutes les notes de frais au m\u00eame endroit. Vous pouvez par exemple utiliser un mod\u00e8le Excel de gestion de note de frais personnalisable mais le mieux reste d\u2019utiliser un outil num\u00e9rique. Il existe de nombreux logiciels qui vous permettent de gagner en temps et efficacit\u00e9. en moyenne 10 minutes par note de frais et d\u2019\u00e9viter toute erreur.<\/p>\n<h3>Automatisez les process<\/h3>\n<p>G\u00e9rer des notes de frais est une t\u00e2che qui peut tr\u00e8s vite s\u2019av\u00e9rer chronophage. Pour plus de performance, il est important d\u2019automatiser au maximum toutes les process qui y sont li\u00e9s. Centralisation des notes de frais, comptabilisation, calcul des frais, versements des remboursements\u2026 en automatisant toutes ces t\u00e2ches, vous gagnez en productivit\u00e9 et \u00e9vitez les erreurs.<\/p>\n<p>Pour cela, un logiciel RH est id\u00e9al. Il vous permettra d\u2019optimiser la gestion des notes de frais.<\/p>\n<h3>Luttez contre la fraude<\/h3>\n<p>M\u00eame si cela ne touche qu&rsquo;une infime partie des salari\u00e9s, la fraude aux notes de frais existe bel et bien. Il est crucial de lutter contre les mauvaises pratiques et de d\u00e9courager les \u00e9ventuels fraudeurs.<\/p>\n<p>Les cartes de frais professionnels, permettant \u00e0 chaque collaborateur de g\u00e9rer ses propres d\u00e9penses, peuvent \u00eatre une solution efficace. Pas d\u2019avance de frais, les d\u00e9penses sont automatiquement enregistr\u00e9es puis approuv\u00e9es ou non par un manager.<\/p>\n<h3>Utilisez un logiciel d\u00e9di\u00e9<\/h3>\n<p>La gestion des notes de frais sur Excel est une solution, mais n\u2019est pas la meilleure. Un logiciel de notes de frais est la meilleure alternative pour g\u00e9rer les frais professionnels de vos \u00e9quipes.<\/p>\n<p>Cette solution est plus rapide et plus efficace. Les salari\u00e9s peuvent facilement saisir leurs notes de frais et leurs justificatifs au sein d\u2019un seul et m\u00eame outil. L&#8217;employeur est donc lib\u00e9r\u00e9 de cette t\u00e2che et devra juste v\u00e9rifier l\u2019exactitude des donn\u00e9es saisies et proc\u00e9der au remboursement.<\/p>\n<h2>Le logiciel de gestion de notes de frais : la solution qu\u2019il vous faut !<\/h2>\n<p>Le suivi manuel des notes de frais est aujourd\u2019hui clairement obsol\u00e8te et surtout inefficace. Il est facile de se retrouver d\u00e9bord\u00e9 avec un nombre cons\u00e9quent de d\u00e9penses \u00e0 suivre et \u00e0 archiver ce qui peut entra\u00eener des erreurs et des retards dans les processus d\u2019approbation et de remboursement.<\/p>\n<p>Qui plus, la gestion des notes de frais avec une solution comme celle d\u2019Excel est chronophage et fastidieuse.\u00a0C\u2019est pour cela que l\u2019utilisation d\u2019un logiciel de gestion de notes de frais comme celui de Factorial est la solution idoine. Rapide, simple, efficace, c\u2019est un outil qui am\u00e9liorera consid\u00e9rablement votre quotidien.<\/p>\n<p>Suivi en temps r\u00e9el des d\u00e9penses et des remboursements, automatisation des process, groupement des notes de frais par types de d\u00e9penses, d\u00e9mat\u00e9rialisation, facilit\u00e9 d\u2019acc\u00e8s et d\u2019approbation\u2026 c\u2019est un logiciel indispensable pour la gestion des notes de frais.<\/p>\n<p><strong>\u2705 <\/strong><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\"><strong>Optimisez la gestion de vos notes de frais avec Factorial ! Demandez une d\u00e9mo GRATUITE<\/strong><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Pour toute entreprise, la gestion des notes de frais constitue un enjeu majeur. C\u2019est un \u00e9l\u00e9ment cl\u00e9 de la comptabilit\u00e9, notamment quand les effectifs des collaborateurs et les d\u00e9placements augmentent. 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