{"id":56399,"date":"2021-10-01T18:23:04","date_gmt":"2021-10-01T16:23:04","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=56399"},"modified":"2025-01-21T19:27:53","modified_gmt":"2025-01-21T17:27:53","slug":"coffre-fort-electronique-bulletin-de-paie","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/coffre-fort-electronique-bulletin-de-paie\/","title":{"rendered":"Adoptez un coffre-fort \u00e9lectronique pour s\u00e9curiser vos fiches de paie"},"content":{"rendered":"<p><script type=\"application\/ld+json\">\n{\n  \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n  \"@type\": \"FAQPage\",\n  \"mainEntity\": [{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Est-il obligatoire d'utiliser un coffre-fort \u00e9lectronique ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Non, l'utilisation d'un coffre-fort \u00e9lectronique bulletin de paie n'est pas une obligation l\u00e9gale. Cependant, il est fortement recommand\u00e9 pour r\u00e9pondre aux normes de protection des donn\u00e9es et simplifier la gestion des fiches de paie, surtout dans le cadre de la d\u00e9mat\u00e9rialisation.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Pourquoi utiliser un coffre-fort num\u00e9rique pour respecter le d\u00e9lai l\u00e9gal de transmission des bulletins de salaire ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Le coffre-fort num\u00e9rique pobermet de garantir la transmission rapide et s\u00e9curis\u00e9e des bulletins de salaire dans le d\u00e9lai l\u00e9gal de 30 jours. Gr\u00e2ce \u00e0 ce syst\u00e8me, les employeurs peuvent automatiser l\u2019envoi des fiches de paie en ligne, assurant ainsi leur mise \u00e0 disposition \u00e0 la fin de chaque mois, tout en prot\u00e9geant les donn\u00e9es sensibles des salari\u00e9s.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Comment fonctionne un coffre-fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Une fois les fiches de paie g\u00e9n\u00e9r\u00e9es via votre logiciel de gestion RH, elles sont automatiquement envoy\u00e9es et archiv\u00e9es dans le coffre-fort num\u00e9rique. Les salari\u00e9s peuvent y acc\u00e9der via un espace personnel s\u00e9curis\u00e9 et t\u00e9l\u00e9charger leurs documents en quelques clics\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"Quels documents peuvent \u00eatre stock\u00e9s dans un coffre-fort num\u00e9rique ?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"En plus des bulletins de paie, un coffre-fort num\u00e9rique peut contenir divers documents RH tels que :\n- Contrats de travail ;\n- Attestations d\u2019emploi ;\n- Relev\u00e9s d\u2019heures ;\n- Certificats m\u00e9dicaux.\"\n    }\n  }]\n}\n<\/script><\/p>\n<p>Selon l&rsquo;article <strong>L3243-4<\/strong> du Code du travail, l&#8217;employeur a pour obligation de conserver un double des bulletins de paie des salari\u00e9s ou les bulletins de paie remis aux salari\u00e9s sous forme \u00e9lectronique pendant <strong>au moins 5 ans<\/strong>.<\/p>\n<p>Pour r\u00e9pondre \u00e0 cette obligation, le <strong>coffre-fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie<\/strong> (ou coffre-fort num\u00e9rique) est l&rsquo;outil id\u00e9al pour pouvoir garder ces documents aussi longtemps et surtout <strong>en toute s\u00e9curit\u00e9<\/strong>. Vous pouvez stocker, consulter et partager un bulletin de salaire en ligne de fa\u00e7on totalement s\u00fbre et simplifi\u00e9e.<\/p>\n<p>Retrouver dans cet article toutes les informations pour vous aider \u00e0 faire bon usage d&rsquo;un coffre-fort num\u00e9rique pour conserver les bulletins de paie de vos collaborateurs.<\/p>\n<div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Table des mati\u00e8res<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Table des mati\u00e8res\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/coffre-fort-electronique-bulletin-de-paie\/#qu&#039;est-ce-qu&#039;un-coffre-electronique-pour-bulletin-de-paie\" title=\"Qu&#039;est-ce qu&#039;un coffre \u00e9lectronique pour bulletin de paie ?\" data-target-id=\"qu&#039;est-ce-qu&#039;un-coffre-electronique-pour-bulletin-de-paie\">Qu'est-ce qu'un coffre \u00e9lectronique pour bulletin de paie ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/coffre-fort-electronique-bulletin-de-paie\/#a-quoi-sert-un-coffre-fort-electronique-pour-bulletin-de-paie\" title=\"\u00c0 quoi sert un coffre-fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie ?\" data-target-id=\"a-quoi-sert-un-coffre-fort-electronique-pour-bulletin-de-paie\">\u00c0 quoi sert un coffre-fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/coffre-fort-electronique-bulletin-de-paie\/#quelles-sont-les-conditions-a-respecter-pour-utiliser-un-coffre-fort-numerique-pour-les-bulletins-de-paie\" title=\"Quelles sont les conditions \u00e0 respecter pour utiliser un coffre-fort num\u00e9rique pour les bulletins de paie ?\" data-target-id=\"quelles-sont-les-conditions-a-respecter-pour-utiliser-un-coffre-fort-numerique-pour-les-bulletins-de-paie\">Quelles sont les conditions \u00e0 respecter pour utiliser un coffre-fort num\u00e9rique pour les bulletins de paie ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-4\" href=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/coffre-fort-electronique-bulletin-de-paie\/#quels-sont-les-avantages-du-coffre-fort-electronique-dematerialise-de-factorial\" title=\"Quels sont les avantages du coffre-fort \u00e9lectronique d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 de Factorial ?\" data-target-id=\"quels-sont-les-avantages-du-coffre-fort-electronique-dematerialise-de-factorial\">Quels sont les avantages du coffre-fort \u00e9lectronique d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 de Factorial ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-5\" href=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/coffre-fort-electronique-bulletin-de-paie\/#comment-fonctionne-le-coffre-fort-electronique-de-bulletin-de-paie-factorial\" title=\"Comment fonctionne le coffre fort \u00e9lectronique de bulletin de paie Factorial ?\" data-target-id=\"comment-fonctionne-le-coffre-fort-electronique-de-bulletin-de-paie-factorial\">Comment fonctionne le coffre fort \u00e9lectronique de bulletin de paie Factorial ?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-6\" href=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/coffre-fort-electronique-bulletin-de-paie\/#\u27a1\ufe0f-demandez-une-demo-de-notre-logiciel-de-coffre-fort-numerique\" title=\"\u27a1\ufe0f Demandez une d\u00e9mo de notre logiciel de coffre fort num\u00e9rique\" data-target-id=\"\u27a1\ufe0f-demandez-une-demo-de-notre-logiciel-de-coffre-fort-numerique\">\u27a1\ufe0f Demandez une d\u00e9mo de notre logiciel de coffre fort num\u00e9rique<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-7\" href=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/coffre-fort-electronique-bulletin-de-paie\/#faq-vos-questions-sur-le-coffre-fort-electronique\" title=\"FAQ : Vos questions sur le coffre-fort \u00e9lectronique\" data-target-id=\"faq-vos-questions-sur-le-coffre-fort-electronique\">FAQ : Vos questions sur le coffre-fort \u00e9lectronique<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div>\n<h2>Qu&rsquo;est-ce qu&rsquo;un coffre \u00e9lectronique pour bulletin de paie ?<\/h2>\n<p>Un <strong>coffre fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie (ou coffre-fort num\u00e9rique)<\/strong> permet de stocker, consulter et partager une fiche de salaire en ligne de fa\u00e7on totalement s\u00fbre et simplifi\u00e9e. Cet outil permet ainsi de <strong>garantir la protection des donn\u00e9es personnelles des salari\u00e9s<\/strong>. En effet, une fiche de paie contient plusieurs informations personnelles du salari\u00e9 telles que les nom et pr\u00e9nom, le num\u00e9ro de s\u00e9curit\u00e9 sociale ou encore l&rsquo;adresse du domicile du salari\u00e9. \u00c0 travers cet espace personnel num\u00e9rique, l&#8217;employeur peut ainsi transmettre, en toute s\u00e9curit\u00e9, les fiches de paie aux salari\u00e9s. En parall\u00e8le, les salari\u00e9s ont la possibilit\u00e9 d&rsquo;acc\u00e9der \u00e0 tout moment \u00e0 leur coffre-fort num\u00e9rique pour consulter leurs bulletins de paie. Cet espace num\u00e9rique personnel est donc accessible aussi bien pour le salari\u00e9 que l&#8217;employeur en temps r\u00e9el et \u00e0 tout moment pour une <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/gestion-paie\/\">meilleure gestion de la paie<\/a>.<\/p>\n<div style=\"border: 1px solid #ccc; padding: 15px; margin-top: 20px; background-color: #e3e3ef; border-radius: 5px;\">\ud83d\udca1 <strong>Le saviez-vous ?<\/strong><br \/>\nSi le coffre-fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie n&rsquo;est pas obligatoire pour les entreprises, il leur facilite la gestion quotidienne tout en \u00e9vitant des pertes inutiles. Le logiciel SIRH et paie de Factorial propose un <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/coffre-fort-numerique\">coffre-fort num\u00e9rique certifi\u00e9 RGPD<\/a>.<\/div>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/get-started\"><img decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-149648 size-full\" src=\"https:\/\/factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/factorial-gestion-documents.png\" alt=\"Gestion des documents centralis\u00e9e\" width=\"1200\" height=\"488\" srcset=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/21192208\/factorial-gestion-documents.png 1200w, https:\/\/preproduction.factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/21192208\/factorial-gestion-documents-300x122.png 300w, https:\/\/preproduction.factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/21192208\/factorial-gestion-documents-1024x416.png 1024w, https:\/\/preproduction.factorial.fr\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/21192208\/factorial-gestion-documents-768x312.png 768w\" sizes=\"(max-width: 1200px) 100vw, 1200px\" \/><\/a><\/p>\n<h2>\u00c0 quoi sert un coffre-fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie ?<\/h2>\n<p>Un coffre fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie permet de <strong>garantir la protection et la confidentialit\u00e9<\/strong> d&rsquo;<a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/fiche-de-paie-dematerialisee\/\">une fiche de paie d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e<\/a> et r\u00e9duit l&rsquo;acc\u00e8s \u00e0 des donn\u00e9es personnelles sensibles. Il pr\u00e9serve ainsi des risques comme :<\/p>\n<ul>\n<li>la falsification\u00a0;<\/li>\n<li>le vol\u00a0;<\/li>\n<li>la perte de documents\u00a0;<\/li>\n<li>la destruction\u00a0;<\/li>\n<li>l&rsquo;absence de valeur juridique.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Si recourir \u00e0 un coffre-fort num\u00e9rique pour bulletin de paie n&rsquo;est pas une obligation, cela est vivement recommand\u00e9 afin de <strong>garantir une meilleure protection des donn\u00e9es personnelles des salari\u00e9s<\/strong>. En effet, selon <strong>l&rsquo;<a href=\"https:\/\/www.legifrance.gouv.fr\/codes\/article_lc\/LEGIARTI000020625846\">article L3243-4 du Code du travail<\/a><\/strong>, vous devez garder une copie de ces documents pendant <strong>au moins 5 ans<\/strong>, que ce soit au format papier ou num\u00e9rique. Ainsi, afin de respecter cette obligation l\u00e9gale, l&rsquo;utilisation d&rsquo;un coffre-fort \u00e9lectronique est pr\u00e9conis\u00e9e. C&rsquo;est pourquoi un nombre grandissant d&rsquo;entreprises ont recours \u00e0 un coffre-fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie pour apporter la meilleure protection des donn\u00e9es possibles et faciliter la gestion de la paie.<\/p>\n<h3 id=\"proteger-bulletins-salaire\">Prot\u00e9ger les donn\u00e9es personnelles des salari\u00e9s<\/h3>\n<p>Un des principaux enjeux d&rsquo;un CFN est la <strong>confidentialit\u00e9 et l&rsquo;int\u00e9grit\u00e9 des donn\u00e9es<\/strong> qu&rsquo;il contient. Si aujourd&rsquo;hui, vous souhaitez prot\u00e9ger les <strong>donn\u00e9es personnelles<\/strong> de vos salari\u00e9s alors, placez-les au plus vite dans un coffre-fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie. En effet, sur une fiche de paie figure un certain nombre d&rsquo;informations personnelles des salari\u00e9s qui ne peuvent \u00eatre divulgu\u00e9es :<\/p>\n<ul>\n<li>Nom et pr\u00e9nom\u00a0;<\/li>\n<li>Date de naissance\u00a0;<\/li>\n<li>Num\u00e9ro de s\u00e9curit\u00e9 sociale\u00a0;<\/li>\n<li>Adresse\u00a0;<\/li>\n<li>R\u00e9mun\u00e9ration&#8230;<\/li>\n<\/ul>\n<p>De plus, dans un coffre fort virtuel, leur <strong>valeur juridique<\/strong> sera continuellement garantie. Il r\u00e9pond \u00e0 un souci de protection dans le cadre du RGPD (R\u00e8glement G\u00e9n\u00e9ral sur la Protection des Donn\u00e9es). De plus, un <strong>e-coffre-fort<\/strong> contient des techniques de <strong>cryptographie<\/strong> efficaces qui prot\u00e9geront les <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/feuille-de-paie\/\">bulletins de paye de vos employ\u00e9s<\/a>. Gr\u00e2ce \u00e0 ces proc\u00e9d\u00e9s, ils seront <strong>chiffr\u00e9s<\/strong> et personne ne pourra les consulter \u00e0 moins d&rsquo;avoir obtenu une autorisation.<\/p>\n<h3 id=\"gain-temps-augmenter-productivite\">Simplifier le processus de paie<\/h3>\n<p>Vous savez que dans votre service RH, r\u00e9aliser certaines t\u00e2ches administratives peut prendre \u00e9norm\u00e9ment de temps. Parmi ces t\u00e2ches, il y a entre autres <strong>l&rsquo;\u00e9tude, la gestion, l&rsquo;impression et la distribution<\/strong> des feuilles de paie. En utilisant un coffre-fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie, vous d\u00e9chargerez votre service RH de ces <strong>missions chronophages<\/strong>.<\/p>\n<p>Effectivement, vos RH n&rsquo;auront qu&rsquo;\u00e0 \u00e9diter et \u00e0 placer les fiches de salaire de vos salari\u00e9s dans leur <strong>coffre-fort num\u00e9rique pour bulletin de paie<\/strong>. Cela ne leur prendra que quelques minutes. Avec un coffre fort num\u00e9rique, vous pourrez donc <strong>acc\u00e9l\u00e9rer et faciliter le processus de paie<\/strong>. Ainsi, vos RH pourront plus rapidement passer \u00e0 autre chose, ce qui accro\u00eetra leur productivit\u00e9.<\/p>\n<p>\ud83d\udca1 <strong>BON \u00c0 SAVOIR :<\/strong> Depuis 2017, vous pouvez \u00e9mettre des bulletins de paie au format \u00e9lectronique <strong>sans demander l&rsquo;accord de vos salari\u00e9s<\/strong>. Notez toutefois que ceux-ci pourront toujours refuser de recevoir leur fiche de paie en version num\u00e9rique.<\/p>\n<h3 id=\"acces-facile-fiches-paie\">Favoriser l&rsquo;acc\u00e8s rapide aux fiches de paie<\/h3>\n<p>Si la mise en place d&rsquo;un coffre-fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie est recommand\u00e9e pour l&#8217;employeur, elle l&rsquo;est tout autant pour le salari\u00e9. En effet, lorsque vous utiliserez un coffre-fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie, vos collaborateurs b\u00e9n\u00e9ficieront \u00e9galement de ses <strong>nombreux avantages<\/strong>. Les employ\u00e9s pourront ainsi acc\u00e9der \u00e0 leurs fiches de paie lorsqu&rsquo;ils en auront besoin en seulement <strong>quelques clics<\/strong>. Outre le fait qu&rsquo;ils pourront r\u00e9aliser cette op\u00e9ration <strong>rapidement<\/strong>, ils pourront le faire <strong>de n&rsquo;importe o\u00f9<\/strong>. En cons\u00e9quence, ils n&rsquo;auront plus besoin de venir dans vos locaux pour consulter leurs documents.<\/p>\n<p>Aujourd&rsquo;hui, c&rsquo;est cette <strong>vitesse<\/strong> et cette <strong>facilit\u00e9 d&rsquo;acc\u00e8s aux bulletins de paie<\/strong> qui font que les employ\u00e9s d&rsquo;une entreprise appr\u00e9cient de plus en plus que leurs employeurs utilisent des coffres-forts. Par ailleurs, si vous mettez un coffre-fort virtuel \u00e0 disposition de vos salari\u00e9s, ils n&rsquo;auront plus \u00e0 se soucier de trouver un <strong>endroit s\u00fbr<\/strong> pour ranger leurs bulletins de paie chez eux.<\/p>\n<p>Enfin, un autre avantage du coffre-fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie est qu&rsquo;ils pourront retrouver facilement leurs documents. Ils n&rsquo;auront plus besoin de les chercher dans leurs tiroirs et en plus, ils auront <strong>moins de risques de les perdre.<\/strong><\/p>\n<h3 id=\"meilleur-image-marque\">Am\u00e9liorer votre marque employeur<\/h3>\n<p>En utilisant un coffre-fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie, <strong>vous am\u00e9liorerez l&rsquo;image de votre soci\u00e9t\u00e9<\/strong> et donc votre marque employeur. En effet, une fois que vous en ferez usage, votre entreprise sera consid\u00e9r\u00e9e comme innovante. De m\u00eame, votre \u00e9tablissement sera per\u00e7u comme un \u00e9tablissement soucieux de la <strong><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/rse-performance-employes\/\">RSE<\/a><\/strong> (Responsabilit\u00e9 Soci\u00e9tale des Entreprises), d\u00e9sireux de participer \u00e0 la transition \u00e9cologique et au d\u00e9veloppement durable. En choisissant une <strong>alternative comme le bulletin de paie d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e<\/strong>, vous <strong>r\u00e9duisez votre empreinte \u00e9cologique<\/strong>.<\/p>\n<p>En effet, un coffre-fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie vous permettra d&rsquo;utiliser <strong>moins d&rsquo;encre et de papier<\/strong>. Sachant que les entreprises peuvent \u00eatre \u00e0 l&rsquo;origine de <strong>milliers de tonnes de d\u00e9chets en papier<\/strong> par an, vous comprendrez que votre choix d&rsquo;utiliser un CFN sera vu comme <strong>une tr\u00e8s bonne initiative de votre part<\/strong>. En outre, n&rsquo;oubliez pas que \u00ab\u00a0respect de l&rsquo;environnement\u00a0\u00bb et \u00ab\u00a0innovation\u00a0\u00bb seront toujours des <strong>atouts de taille<\/strong> qui joueront en votre faveur. S&rsquo;ils font partie des valeurs mises en avant par votre soci\u00e9t\u00e9 alors, vous aurez plus de chance d&rsquo;attirer des clients et des collaborateurs qui se reconna\u00eetront dans vos id\u00e9aux.<\/p>\n<h3 id=\"obligation-legales-bulletin-paie\">R\u00e9pondre aux obligations l\u00e9gales sur la d\u00e9mat\u00e9rialisation des bulletins de paie<\/h3>\n<p>Opter pour cette <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/dematerialisation-rh\/\">solution de d\u00e9mat\u00e9rialisation RH<\/a> c&rsquo;est \u00e9galement \u00eatre en parfaite conformit\u00e9 avec la loi.<\/p>\n<p>Gr\u00e2ce \u00e0 votre coffre-fort num\u00e9rique pour bulletin de paie, vous aurez la possibilit\u00e9 de mettre les bulletins de salaire de vos collaborateurs \u00e0 leur disposition chaque fois que cela sera n\u00e9cessaire. <strong>Vous pourrez les leur transmettre m\u00eame apr\u00e8s 50 ans.<\/strong><\/p>\n<h3 id=\"economies\">Faire des \u00e9conomies<\/h3>\n<p>Disposer d&rsquo;un coffre-fort pour bulletin de paie permet de <strong>r\u00e9aliser des \u00e9conomies<\/strong>. Effectivement, avec un e-coffre-fort, vous n&rsquo;aurez plus besoin d&rsquo;acheter des rames de papier et de l&rsquo;encre pour vos imprimantes.<\/p>\n<p><strong>\ud83d\udca1 BON \u00c0 SAVOIR : <\/strong>En moyenne, vous \u00e9conomiserez <strong>de 10 \u00e0 30 centimes<\/strong> par document que vous n&rsquo;imprimerez pas.<\/p>\n<p>Vous r\u00e9duirez donc vos d\u00e9penses, non seulement en mati\u00e8re de co\u00fbts d&rsquo;impressions, mais aussi d&rsquo;affranchissements et de manutentions. Vous savez s\u00fbrement que chaque mois, <strong>l&rsquo;\u00e9mission des fiches de paie au format papier peut co\u00fbter cher \u00e0 une entreprise<\/strong>. En fonction du nombre de salari\u00e9s, l&rsquo;impression, l&rsquo;envoi et le stockage de ces documents peuvent tous engendrer <strong>des d\u00e9penses importantes<\/strong>. L&rsquo;optimisation des d\u00e9penses est aujourd&rsquo;hui un enjeu majeur au sein des entreprises.<\/p>\n<p>L&rsquo;am\u00e9lioration des processus d&rsquo;\u00e9dition et de distribution de vos fiches de paie devrait, de ce fait, \u00eatre l&rsquo;une de vos <strong>priorit\u00e9s<\/strong>. Quel que soit le nombre de personnes que vous employez, en d\u00e9cidant d&rsquo;utiliser un coffre-fort \u00e9lectronique bulletin de paie, <strong>vous d\u00e9penserez ind\u00e9niablement moins.<\/strong><\/p>\n<p><strong>\ud83d\udca1 BON \u00c0 SAVOIR : <\/strong>Rappelons qu&rsquo;en moyenne, une fiche de paie peut co\u00fbter de <strong>20 \u00e0 50 euros<\/strong> en fonction des entreprises de comptables. Si une soci\u00e9t\u00e9 a recours \u00e0 un <strong>comptable<\/strong> qui \u00e9dite tous les mois ses fiches de paie pour 50 personnes et \u00e0 50 euros la fiche, elle d\u00e9boursera par cons\u00e9quent <strong>2500 euros par mois<\/strong>.<\/p>\n<h2 id=\"conditions-utilisation\">Quelles sont les conditions \u00e0 respecter pour utiliser un coffre-fort num\u00e9rique pour les bulletins de paie ?<\/h2>\n<p>Si le <strong>coffre-fort num\u00e9rique pour bulletin de paie<\/strong> est l&rsquo;outil par excellence pour un employeur qui souhaite changer de mode de transmission des bulletins de paie et recourir \u00e0 la num\u00e9risation des fiches de paie, les conditions d&rsquo;utilisation de celui-ci sont bien encadr\u00e9es.<\/p>\n<h3>Informer le salari\u00e9 sur l&rsquo;impl\u00e9mentation d&rsquo;un coffre fort en ligne<\/h3>\n<p>Choisir un coffre fort num\u00e9rique pour l&rsquo;entreprise est une d\u00e9cision que l&#8217;employeur peut prendre sans accord pr\u00e9alable du salari\u00e9. N\u00e9anmoins, tous les collaborateurs sans exception doivent en \u00eatre inform\u00e9s. En effet, depuis 2016, l&#8217;employeur qui souhaite recourir \u00e0 la transmission de bulletins de paie d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s n&rsquo;a pas besoin de demander l&rsquo;accord du collaborateur. La loi consid\u00e8re que l&rsquo;accord de l&#8217;employ\u00e9 pour la d\u00e9mat\u00e9rialisation des fiches de paie est pr\u00e9sum\u00e9.<\/p>\n<p>Toutefois, l&#8217;employeur est tenu d&rsquo;informer le salari\u00e9 de son droit de s&rsquo;opposer \u00e0 la transmission \u00e9lectronique de ses fiches de paie. En effet, si un employ\u00e9 ne peut pas s&rsquo;opposer \u00e0 la mise en place du bulletin de salaire d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9, il peut refuser sa remise dans ce format. Il devra alors notifier son refus au gestionnaire de paie et demander \u00e0 recevoir son <strong>bulletin de salaire<\/strong> au format papier.<\/p>\n<p>\ud83d\udca1 Bon \u00e0 savoir : en cas d&rsquo;erreur sur la fiche de paie, l&#8217;employeur doit rapidement informer le salari\u00e9 avant toute modification de la fiche de paie.<\/p>\n<h3>Se conformer au RGPD<\/h3>\n<p>Afin d&rsquo;utiliser un coffre-fort num\u00e9rique, un employeur doit r\u00e9pondre aux normes fix\u00e9es par le <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/blog\/rgpd-entreprise\/\">RGPD<\/a> (R\u00e8glement g\u00e9n\u00e9ral sur la protection des donn\u00e9es) afin de transmettre les fiches de salaire. Il a ainsi pour <strong>obligation d&rsquo;assurer en permanence la confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es personnelles qui y sont mentionn\u00e9es et d&#8217;emp\u00eacher leur divulgation<\/strong>.<\/p>\n<h3>Choisir une solution coffre fort num\u00e9rique adapt\u00e9e<\/h3>\n<p>Si un grand nombre d&rsquo;offres existe, il est n\u00e9cessaire de v\u00e9rifier diff\u00e9rents aspects avant de choisir le meilleur coffre-fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie selon vos besoins. Lorsque vous avez une grande quantit\u00e9 de documents \u00e0 traiter, un espace de stockage important et adapt\u00e9 \u00e0 votre volume fait la diff\u00e9rence.<\/p>\n<p>Par ailleurs, assurez-vous de bien vous renseigner sur les conditions d&rsquo;utilisation. La s\u00e9curit\u00e9 de l&rsquo;acc\u00e8s et la tra\u00e7abilit\u00e9 doivent \u00eatre confirm\u00e9es. Regardez, par exemple, si la signature \u00e9lectronique est disponible. D&rsquo;un point de vue l\u00e9gal, votre coffre-fort num\u00e9rique pour bulletin de paie doit r\u00e9pondre aux <strong>normes AFNOR NF Z42 -103 sur l&rsquo;archivage \u00e9lectronique et NF Z42-200.<\/strong><\/p>\n<p>Enfin, v\u00e9rifiez que votre coffre-fort est compatible avec votre <a href=\"https:\/\/factorial.fr\/gestion-des-paies-en-ligne\">logiciel SIRH et paie<\/a>. La distribution automatique des <strong>bulletins de paie<\/strong> sera bien plus simple.<\/p>\n<h2 id=\"avanatges-coffre-fort\">Quels sont les avantages du coffre-fort \u00e9lectronique d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9 de Factorial ?<\/h2>\n<p>Le coffre fort en ligne de Factorial permet non seulement de distribuer et d&rsquo;archiver les bulletins de paie mais il sert aussi \u00e0 stocker tous autres documents importants, comme les contrats de travail. Tous vos documents d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s sont centralis\u00e9s au m\u00eame endroit, de mani\u00e8re s\u00e9curis\u00e9s et facilement t\u00e9l\u00e9chargeables d\u00e8s que vos coll\u00e8gues en ont besoin.<\/p>\n<p>Notre solution d&rsquo;archivage Desk RH permet \u00e0 chaque collaborateur d&rsquo;opter pour la r\u00e9ception de leurs fiches de paie en version papier. Apr\u00e8s son d\u00e9part de l&rsquo;entreprise, le salari\u00e9 pourra t\u00e9l\u00e9charger tous ses bulletins de paie en un seul clic.<\/p>\n<h2>Comment fonctionne le coffre fort \u00e9lectronique de bulletin de paie Factorial ?<\/h2>\n<p><a href=\"https:\/\/help.factorialhr.com\/fr_FR\/configuration-de-la-paie\/comment-activer-coffre-fort-numerique\">Activez l&rsquo;int\u00e9gration du coffre-fort num\u00e9rique de Factorial<\/a> pour envoyer, automatiquement et sans co\u00fbt, les bulletins de salaire de vos employ\u00e9s \u00e0 Desk RH.<\/p>\n<p>Il r\u00e9cup\u00e8re les documents enregistr\u00e9s dans le dossier Paies des employ\u00e9s de notre logiciel RH et envoie une copie \u00e0 DeskRH. Apr\u00e8s l&rsquo;activation, Factorial contr\u00f4lera les entit\u00e9s l\u00e9gales fran\u00e7aises de votre soci\u00e9t\u00e9 comme de vos employ\u00e9s. Ceci dans le but de trouver les mises \u00e0 jour n\u00e9cessaires.<\/p>\n<p>Les coffres sont cr\u00e9\u00e9s de mani\u00e8re automatique dans Desk RH gr\u00e2ce \u00e0 deux indications :<\/p>\n<ul>\n<li>Num\u00e9ro de SIRET de l&rsquo;entit\u00e9 l\u00e9gale\u00a0;<\/li>\n<li>E-mail personnel des employ\u00e9s.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Vous l&rsquo;aurez compris. En d\u00e9cidant d&rsquo;utiliser un coffre-fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie, vous et vos salari\u00e9s jouirez de <strong>nombreux avantages<\/strong>. Alors, pourquoi vous en priver\u00a0? De plus, avec un coffre-fort num\u00e9rique RH, vous pouvez partager tous autres types de documents RH importants avec tous vos salari\u00e9s. Passez d&rsquo;une paie papier \u00e0 un <strong>bulletin de paie \u00e9lectronique<\/strong>\u00a0! Vos ressources humaines seront plus efficaces si elles peuvent effectuer leurs t\u00e2ches sous forme \u00e9lectronique gr\u00e2ce \u00e0 la digitalisation du bulletin de paie num\u00e9rique.<\/p>\n<h2><a href=\"https:\/\/factorial.fr\/demander-demo\">\u27a1\ufe0f Demandez une d\u00e9mo de notre logiciel de coffre fort num\u00e9rique<\/a><\/h2>\n<h2>FAQ : Vos questions sur le coffre-fort \u00e9lectronique<\/h2>\n<h3>Est-il obligatoire d&rsquo;utiliser un coffre-fort \u00e9lectronique ?<\/h3>\n<p>Non, l&rsquo;utilisation d&rsquo;un coffre-fort \u00e9lectronique bulletin de paie n&rsquo;est pas une obligation l\u00e9gale. Cependant, il est fortement recommand\u00e9 pour r\u00e9pondre aux normes de protection des donn\u00e9es et simplifier la gestion des fiches de paie, surtout dans le cadre de la d\u00e9mat\u00e9rialisation.<\/p>\n<h3>Quels sont les avantages du coffre-fort num\u00e9rique ?<\/h3>\n<p>Un coffre-fort num\u00e9rique pour bulletin de paie permet de garantir la protection des donn\u00e9es personnelles des salari\u00e9s, de simplifier le processus de paie, de favoriser l&rsquo;acc\u00e8s rapide aux fiches de paie, d&rsquo;am\u00e9liorer votre marque employeur, de r\u00e9pondre aux obligations l\u00e9gales sur la d\u00e9mat\u00e9rialisation des bulletins de paie et de r\u00e9aliser des \u00e9conomies.<\/p>\n<h3>Comment fonctionne un coffre-fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie ?<\/h3>\n<p>Une fois les fiches de paie g\u00e9n\u00e9r\u00e9es via votre logiciel de gestion RH, elles sont automatiquement envoy\u00e9es et archiv\u00e9es dans le coffre-fort num\u00e9rique. Les salari\u00e9s peuvent y acc\u00e9der via un espace personnel s\u00e9curis\u00e9 et t\u00e9l\u00e9charger leurs documents en quelques clics<\/p>\n<h3>Quels documents peuvent \u00eatre stock\u00e9s dans un coffre-fort num\u00e9rique ?<\/h3>\n<p>En plus des bulletins de paie, un coffre-fort num\u00e9rique peut contenir divers documents RH tels que :<\/p>\n<ul>\n<li>Contrats de travail\u00a0;<\/li>\n<li>Attestations d&#8217;emploi\u00a0;<\/li>\n<li>Relev\u00e9s d&rsquo;heures\u00a0;<\/li>\n<li>Certificats m\u00e9dicaux.<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Selon l&rsquo;article L3243-4 du Code du travail, l&#8217;employeur a pour obligation de conserver un double des bulletins de paie des salari\u00e9s ou les bulletins de paie remis aux salari\u00e9s sous forme \u00e9lectronique pendant au moins 5 ans. Pour r\u00e9pondre \u00e0 cette obligation, le coffre-fort \u00e9lectronique pour bulletin de paie (ou coffre-fort num\u00e9rique) est l&rsquo;outil id\u00e9al<a href=\"https:\/\/preproduction.factorial.fr\/blog\/coffre-fort-electronique-bulletin-de-paie\/\" class=\"read-more\"> [&#8230;]<\/a><\/p>\n","protected":false},"author":73,"featured_media":148161,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[457],"tags":[],"class_list":["post-56399","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-documents"],"acf":{"topics":"core-documents"},"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v21.5 (Yoast SEO v21.9.1) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Coffre-fort \u00e9lectronique bulletin de paie : avantages et s\u00e9curit\u00e9<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Optez pour un coffre-fort \u00e9lectronique pour s\u00e9curiser et d\u00e9mat\u00e9rialiser vos bulletins de paie. 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